Die beiden Partner wollen nicht nur die bestehenden Abläufe optimieren, sondern auch Informationen für Mitglieder über das “ZR 4.0 Portal” zur Verfügung stellen. Zusätzlich bietet das von der SGH entwickelte Portal die Grundlage für die rechtsgültige Archivierung aller Zentralregulierungsbelege, versichern die Assima und die SGH. Die Lieferanten sollen ihre Rechnungen künftig daher in digitaler Form per EDI, PDF oder über die von der SGH entwickelte Viper Anbindung senden können.
“Bei allem Nachdenken darüber, wie Zukunft gestaltet werden kann, stellen einen rechtliche Vorschriften häufig vor die größten Herausforderungen. Eine dieser Herausforderungen ist die Digitalisierung der Zentralregulierung und die damit einhergehende rechtssichere Archivierung sämtlicher Zentralregulierungsbelege”, weiß Assima-Geschäftsführer Siegfried Despineux. Aus diesem Grund taten sich die Verbundgruppe und die SGH, die bereits seit vielen Jahren zusammenarbeiten, in einem Pilotprojekt zur Digitalisierung der Zentralregulierungsprozesse zusammen.
Anfang dieses Jahres wurde bereits der bisherige Papierversand eingestellt und durch die Inbetriebnahme des ZR 4.0 Portals ersetzt. Die Assimisten können mittels Nutzung des ZR 4.0 Portals und in Übereinstimmung mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sämtliche rechtlichen Auflagen erfüllen, die der Empfang elektronischer Rechnungen erforderlich macht. “Mit der Rechtssicherheit der Vorgänge und der Archivierung, die wir als SGH mit dem ZR 4.0 Portal sicherstellen, ermöglichen wir den Teilnehmern einen großen Mehrwert. Im nächsten Schritt wird die elektronische Anbindung der Lieferanten abgeschlossen und die Prozesse auf Seiten der Assimisten gezielt auf die Nutzung der digitalen Zentralregulierung optimiert. So wollen wir gemeinsam mit der Assima die Zukunftsfähigkeit und Attraktivität der Zentralregulierung erhalten und weiter ausbauen”, sagt Gerrit Hoppen, Vorstand der SGH.
Das System soll eine effizientere und zeitnahe Bearbeitung der Rechnungen und Bereitstellung von Daten und Informationen garantieren. Damit bietet das Portal dem Assimisten auch die Möglichkeit, automatisiert Datev-Daten für den Steuerberater abzurufen oder diesem einen Zugang freizuschalten. So sollen sich bei gleichzeitiger Qualitäts- und Effizienzsteigerung Zeitaufwand und Kosten für das Mitglied reduzieren.
Auch die Lieferanten sollen profitieren. “Wir setzen darauf, dass unsere Lieferanten sich für diese Arbeitserleichterung begeistern lassen und zukünftig auf digitalen Rechnungsversand umstellen. Nicht nur um Zeit und Geld zu sparen, sondern auch, um für die nächsten digitalen Herausforderungen bestens aufgestellt zu sein”, wünscht sich Despineux.
Bei Nutzung des ZR 4.0 Portals werde laut Anbieter eine der sichersten Verschlüsselungen der Datenübertragung und -speicherung überhaupt verwendet. Die Teilnehmer können zudem u.a. Auswertungen abrufen, Ad-hoc-Reports generieren und Reports erstellen. Despineux: “Mit der Etablierung von ZR 4.0 schaffen wir noch mehr Transparenz sowie die Möglichkeit, professionelle IST-Prozessanalysen durchzuführen, deren Ergebnisse Erkenntnisse liefern, aus denen dann wiederum Maßnahmen abgeleitet und bestehende individuelle Abläufe bewertet werden können.”
