Die Lederwaren-Verbundgruppe Assima und das Software-Unternehmen SGH arbeiten seit 2017 zusammen. Mit der Implementierung des Portals ZR 4.0 der SGH werden alle Rechnungen in der Zentralregulierung durch ein steuerkonformes und den gesetzlichen Anforderungen entsprechendes Archiv für die Mitglieder elektronisch archiviert. Ein „enormer Erfolg“, sind die handelnden Akteure aufgrund der heterogenen Mitgliederstruktur und unterschiedlicher Softwareprogramme überzeugt.
Jetzt sei der zweite Entwicklungsschritt abgeschlossen. 93 Prozent aller Eingangsrechnungen werden elektronisch eingereicht und nicht mehr auf Papier. Damit aber nicht genug: „Der nächste und vorerst letzte Schritt ist die Nutzung des Datenpools für detaillierte Analysen, die unseren Mitgliedern noch mehr Aufschluss über die Marktorientierung und Abverkaufsstärke ihrer gelisteten Produkte geben“, blickt Assima-Geschäftsführer Siegfried Despineux voraus.
Nicht nur die Assima, sondern auch der Partner SGH bewerten das gemeinsame Pilotprojekt „Digitalisierung der Zentralregulierung der Assima“ als eine Herausforderung, der sich bisher nur die wenigsten Verbände in der Konsequenz stellen würden. „Es gibt einige wenige, große Verbände, die diesen Digitalisierungsstatus bereits zum Standard gemacht haben“, sagt SGH-Geschäftsführer Gerrit Hoppen. „Der Unterschied zu diesen Verbänden gegenüber der Assima liegt aber vor allem darin, dass sie homogene Strukturen, einheitliche Softwareprogramme und Mitglieder mit zahlreichen Filialen haben. Bei der Assima galt es unter anderem Kompatibilität mit allen genutzten Rechnungssystemen und Softwareprogrammen sicherzustellen, viele der Mitglieder besitzen zudem eine unterschiedlich ausgeprägte Affinität zur digitalen Welt. Wir mussten also etwas implementieren, das einfach im Handling ist und auch Mitgliedern, die vielleicht eher analog handeln, die Vorteile der Digitalisierung aufzeigt.“
Assima: Digitalisierung spart Kosten
Mit der so genannten SGH Viper Technologie gelingt es der SGH, die Inhalte der Rechnungen und Belege in strukturierte Datensätze umzuwandeln und entsprechend zu erfassen. Im Gegensatz zum herkömmlichen Datenaustausch sei dafür kein laut Anbieter „zeitraubendes und teures EDIFACT-Projekt“ erforderlich. Der Lieferant spart durch die ausschließlich digitale Bearbeitung bis zu 70 Prozent Kosten beim Rechnungsversand, da unter anderem kein Papier mehr zum Einsatz kommt und keine Portokosten mehr anfallen. Despineux: „Dieses ,Sorglos-Paket‘ der SGH war ein unschlagbares Argument für uns und unsere Mitglieder, die Lieferanten davon zu überzeugen, uns bei der Digitalisierung zu unterstützen. Auch hier gilt wieder: Gemeinsam kann mehr bewegt werden als alleine.“
Für das einzelne Mitglied liege der Vorteil unter anderem in der einfachen Verbuchung und Archivierung der Datensätze, einhergehend zum Beispiel mit einer möglichen spürbaren Kostensenkung beim Steuerberater.
